Admin - Stages / Calendrier

Calendrier des périodes de stage

Cette page affiche, sous forme visuelle, les dates des différentes périodes de stage.
Pour afficher une période, choisissez sans les listes déroulantes la promotion souhaitée puis la période.
Vous pouvez modifier une période de stage en cliquant sur le bouton .

Vous pouvez également créer une nouvelle période en cliquant sur le bouton « Créer une période ».

Admin - Stages / Créer un lieu de stage

Créer un lieu de stage

Avant de créer un lieu de stage, vous devez avoir créé vos promotions et votre liste de formateurs.

Dans cet écran, vous créez les lieux de stage de manière unitaire.
Si vous disposez d’une liste de vos lieux de stage sous format Excel, utilisez le menu Importer et suivez les instructions : cette tâche sera ainsi plus rapide.

Pour créer un nouveau lieu de stage :
- choisissez un établissement dans la liste ou créez-en un nouveau ;
- indiquez le nom du service ;
- saisissez toutes les autres données ;
- veillez à remplir soigneusement l’e-mail du contact de sorte qu’il puisse recevoir ses identifiants de connexion ;
- enfin, indiquez pour chaque lieu de stage le formateur référent.

N’oubliez pas d’enregistrer vos données (bouton « Valider »).

Admin - Stages / Créer un stage

Créer un stage

Avant de créer un stage, vous devez avoir créé toutes les données qui seront utilisées :
- la ou les promotion(s)
- la liste des formateurs
- la ou les période(s) de stage
- la liste des lieux de stage (établissements/service)
- la ou les liste(s) des étudiants

Vous pouvez dès lors choisir de créer un stage unitairement (pour un seul étudiant), ou de créer tous les stages d’une promotion. Nous vous recommandons cette deuxième option, beaucoup plus rapide.

Si vous souhaitez créer un stage unitairement, utilisez le bloc qui se trouve à gauche (« Création de stage pour un étudiant ») : choisissez successivement les bonnes informations (promotion, période, etc.) dans les listes déroulantes, puis validez.
S’il vous manque un lieu ou une période, vous pouvez les créer depuis cet écran, mais une fois cette tâche effectuée vous devrez recommencer vos choix dans les listes déroulantes. Pour cette raison nous conseillons de créer toutes les données nécessaires avant de commencer la création des stages.

Admin - Stages / Créer un stage pour une promotion

Créer un stage pour une promotion

Cette fonctionnalité va vous permettre de créer les stages de tous les étudiants d’une promotion très rapidement :

- sélectionnez les étudiants pour lesquels vous souhaitez créer un stage en cochant les cases (choisissez « Tous », le cas échéant) ;
- trois listes déroulantes s’affichent, dans lesquelles vous choisissez l’établissement et le service (que vous aurez préalablement créés) ainsi que le type de stage ;
- une fois ce choix fait pour chaque étudiant, validez.

Les stages sont alors créés et les étudiants peuvent commencer à saisir des informations dans la partie correspondante de leur ePortfolio.

Admin - Stages / Créer une période

Créer une période de stage

Saisissez les informations :
- titre de la période (nous conseillons d’y inclure un numéro correspondant à celui du semestre),
- semestre,
- n° de stage.
Prenez garde à la concordance entre le semestre et le numéro du stage : vous pourrez par la suite modifier toutes les données d’une période de stage, à l’exception du numéro de stage.

Les dates de début et de fin sont celles de la période que vous créez. Quand vous cliquez dans le champ de saisie, un calendrier s’ouvre : positionnez-vous sur la bonne année et le bon mois en utilisant les listes déroulantes, puis cliquez sur le jour dans le calendrier.

N’oubliez pas de valider avant de quitter la page.

Admin - Stages / Editer une période de stage

Éditer une période de stage

Vous pouvez ici modifier les données préalablement saisies d’une période de stage : titre, semestre, etc.
La seule donnée que vous ne pouvez modifier est le n° du stage, car celui-ci est défini par le n° du semestre auquel il est rattaché.

Vous ne pouvez pas supprimer une période de stage mais, si vous en avez créé une par erreur, vous pouvez la remplacer par une autre en modifiant toutes les données.

Admin - Stages / Fiche de stage (récap)

Fiche de stage

Le bloc en haut à droite de l’écran vous donne les informations concernant l’étudiant et son stage en cours.

Le bloc central vous donne des informations plus précises sur le stage en cours ainsi que l’accès à tous les documents figurant dans le ePortfolio de l’étudiant pour le stage en cours. Vous accédez à la fiche Formation, aux deux fiches d’Analyse de la pratique, au tableau d’acquisition des compétences ainsi qu’à celui des actes et techniques de soin.
Vous pouvez consulter ces documents, mais seul l’étudiant peut les éditer.
Vous pouvez également consulter la fiche Bilan que le tuteur aura remplie.

Ce bloc central vous donne également accès à la fonction d’impression des documents (tous les documents du stage). Si vous avez besoin d’imprimer isolément des documents, allez dans les parties correspondantes et cliquez sur le bouton d’impression .

Sous le bloc, les formateurs ont la possibilité d’ajouter un commentaire lié au stage.

Admin - Stages / Lieux

Voir les lieux de stages

Cette page regroupe tous les lieux de stage que vous avez créés : établissements, services et contacts.
Pour que les tuteurs des lieux de stage puissent se connecter au ePortfolio, ils ont besoin de leurs identifiants de connexion : cochez les cases des lieux concernés et validez.
Vous pouvez modifier les informations d’un lieu de stage en cliquant sur le bouton « Éditer ».
C’est également de cet écran que vous allez créer les lieux de stage unitairement (bouton « Créer un lieu »). Si vous disposez d’une liste de lieux de stage sous format Excel, utilisez le menu Importer et suivez les instructions.

Admin - Stages / Périodes

Périodes de stages

Cet écran regroupe la liste des périodes de stages que vous aurez créées. Vous pouvez les éditer en cliquant sur le bouton  ou créer une nouvelle période.

Admin - Stages / Validation

Validation des stages

Choisissez, dans les listes déroulantes, la promotion dont vous allez valider les stages, puis le stage lui-même.
La liste des élèves correspondante s’affiche.
Vous pouvez choisir de valider un stage, ou de refuser sa validation. Dans un cas comme dans l’autre, l’élève ne pourra plus modifier les documents de son portoflio liés à ce stage, mais vous pourrez, si nécessaire, lui en autoriser temporairement l’accès en lui déverrouillant.